Просмотр архива в категории Цели и методы автоматизации учета.

Цели и методы автоматизации учета

Цели и методы автоматизации учета

Эффективное управление предприятием цель создания которого – получение прибыли, невозможно без четкого понимания и контроля всех процессов, имеющих отношение к хозяйственной деятельности предприятия. Это означает, что для принятия решений, ответственные лица должны иметь все необходимые данные, характеризующие тот или иной участок учета. Чтобы иметь эти данные необходимо точно фиксировать каждую хозяйственную операцию, происходящую на предприятии.

В современных условиях фиксировать хозяйственные процессы, происходящие на предприятиях невозможно без использования компьютерной техники и соответствующего программного обеспечения. Цель автоматизации учета деятельности предприятия – получение полной и достоверной информации о состоянии активов предприятия и источников их образования на любой момент времени.

В условиях Украины комплексную автоматизацию учета на предприятии можно разбить на три составляющие.

Бухгалтерский учет

Программное обеспечение, применяемое для автоматизации этого участка, имеет цель обеспечить регистрацию хозяйственных операций, подлежащих отражению в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских проводок, основываясь на данных первичных документов. В любой момент времени бухгалтер может посмотреть состояние бухгалтерских счетов при помощи полного набора стандартной отчетности, а также сформировать регламентированную отчетность для предоставления в налоговые органы и органы статистики.

Расчет заработной платы

Данный участок выделен отдельно из-за достаточной сложности и специфики этой задачи. Программное обеспечение, применяемое для автоматизации этого участка, имеет цель обеспечить автоматический расчет сумм всевозможных видов начислений и удержаний по каждому сотруднику помесячно, основываясь на данных о выходах, выпуске продукции, приказах на отпуск, больничных листах и т.д. В стандартные функциональные возможности входит формирование расчетно-платежных ведомостей, сводов отчислений в фонды, а также регламентированные отчеты для предоставления в социальные фонды. Кроме этого предусматривается возможность автоматического переноса рассчитанных данных в программу ведения бухгалтерского учета.

Управленческий учет

Целью управленческого учёта является увеличение прибыли предприятия. При этом он решает следующие основные задачи:

  • обеспечивает руководство предприятия информацией о том, каковы консолидированные результаты бизнеса, состоящего из неограниченного количества юридических лиц и структурных подразделений;

  • показывает результаты работы отдельных направлений (ими могут быть виды деятельности, группы товаров, или другие элементы, в зависимости от специфики бизнеса), независимо от того, как эти направления распределены между юридическими лицами, входящими в бизнес;

  • показывает результаты работы также и по структурным подразделениям, которыми могут быть отделы, цеха, юридические лица;

  • осуществляет контроль над затратами путём их учёта по видам и центрам затрат;
    накапливает статистику о доходах и расходах предприятия в определённом разрезе и выявляет общие тенденции;

  • осуществляет планирование и контролирует выполнение бюджета как отдельными центрами затрат, так и бизнесом в целом, включая совокупность юридических лиц;

  • ведется оперативный учёт расчётов с отдельными контрагентами, взаиморасчётов между собственными юридическими лицами.

Отсюда следует важный вывод: Для эффективного ведения управленческого учёта, который был бы в состоянии решать все эти задачи, необходимо:

  • привлечение высококвалифицированных специалистов, имеющих соответствующий опыт и сочетающих его со знаниями финансового анализа, бухгалтерского учёта, системы налогообложения, международных принципов финансового учёта, информатики;

  • глубокое вовлечение руководства предприятия в процесс ведения учёта и в процесс его постановки;

  • обеспечение руководством взаимодействия различных служб для предоставления соответствующей информации в центр управленческого учёта;

  • обеспечение специалистов всей необходимой информацией, в частности самой конфиденциальной, так как при неполной информации управленческий учёт теряет смысл;

  • разработка специфической для каждого предприятия методики, включающей параметры управленческого учёта (направления, центры дохода, центры затрат), учётную политику, форматы отчётности, процедуры получения информации;

  • наличие компьютерных программ, специально разработанных или адаптированных для этих целей.

Очевидно, что процесс внедрения эффективной системы управленческого учёта является длительным (несколько месяцев), процесс его ведения должен быть непрерывным, а параметры и методика должны постоянно корректироваться вслед за изменениями структуры и характера бизнеса.
Таким образом, место управленческого учёта в финансовой системе предприятия – совершенно особенное, и его постановка и ведение требуют других подходов и других специалистов, чем те, которые обслуживают бухгалтерский и налоговый секторы.
Особо остановимся на необходимости точного учета затрат.
Управление затратами – это:

  • Знание того, где, когда и в каких объемах расходуются ресурсы предприятия;
    Прогноз того, где, для чего и в каких объемах необходимы дополнительные финансовые ресурсы;
  • Умение обеспечить максимально высокий уровень отдачи от использования ресурсов;
  • Управление затратами – это умение экономить ресурсы и максимизировать отдачу от них.

Преимущества эффективного управления затратами

  • Производство конкурентоспособной продукции за счет более низких издержек и, следовательно, цен;

  • Наличие качественной и реальной информации о себестоимости отдельных видов продукции и их позиции на рынке по сравнению с продуктами других производителей;

  • Возможность использования гибкого ценообразования;

  • Предоставление объективных данных для составления бюджета предприятия;

  • Возможность оценки деятельности каждого подразделения предприятия с финансовой точки зрения;

  • Принятие обоснованных и эффективных управленческих решений.

Следующая диаграмма дает наглядное представление о вышесказанном

Основные проблемы

Руководитель предприятия, желающий иметь полную и достоверную финансовую информацию о своём бизнесе, а также экономист, обеспечивающий своего руководителя такой информацией, должны понимать, какие проблемы могут встать на их пути.
Хотя основное внимание на этапе постановки управленческого учёта специалистами уделяется технической стороне (разработка или настройка компьютерных программ, выявление параметров управленческого учёта), всё же наиболее сложной задачей является получение достоверной информации в нужном разрезе. В связи с этим даже самые совершенные для конкретного предприятия методики могут подвергаться значительным ограничениям в связи с тем, что требуемая информация не может быть получена оперативно и в нужном разрезе.
Зачастую это связано с тем, что в условиях становления бизнеса руководство больше внимания обращает, как правило, на другие проблемы:

  • снижение налоговой нагрузки путём использования различных схем; создание структур под отдельных людей;

  • рост объёмов продаж с отставанием во внедрении систем детального учёта продукции;

  • открытие или приобретение некоторого числа юридических лиц с узкой географической или производственной специализацией; становление бухгалтерского и налогового учёта;

  • “политические” вопросы и так далее.

После того, как сформированный таким образом бизнес входит в стадию зрелости, руководство начинает больше внимания уделять “тонким” вопросам. Одновременно с этим оно приходит к пониманию того, как много денег в период становления “ушло в песок” из-за отсутствия эффективной системы управленческого учёта. На этапе относительной “зрелости” бизнеса возникают и конфликты с акционерами, которые хотят отделиться и забрать свою “долю”, которую в таких условиях бывает сложно определить. Поэтому, чем раньше руководство и владельцы пригласят на предприятие нужного специалиста и создадут ему все условия для нормальной работы, тем меньше будут их моральные и материальные потери: ведь восстановить картину за прошлый период в такой неразберихе бывает сложно или даже невозможно.

Итак, одним из факторов, усложняющих выработку процедур получения информации и снижающих эффективность управленческого учёта, является запоздалое привлечение квалифицированных специалистов, занимающихся этой проблемой. Другими факторами являются:

  • нежелание руководства предоставить полную (конфиденциальную) информацию;

  • сопротивление со стороны отдельных сотрудников, видящих в специалистах по управленческому учёту контролёров, конкурентов или лиц, мешающих им работать;

  • необходимость обращаться к большому количеству различных сотрудников, каждый их которых знает только свой участок, но которые не являются взаимозаменяемыми;

  • отсутствие адекватных систем бухгалтерского учёта и учёта товародвижения (например, отсутствие качественного компьютерного учёта товародвижения);

  • расплывчатость организационной структуры и ответственности;

  • отсутствие знания от том, кто чем занимается и какую информацию может дать;

  • игнорирование рекомендаций и запросов специалиста, ставящего или ведущего управленческий учёт;

  • необоснованно завышенные требования руководства к срокам и качеству предоставляемых управленческих отчётов при отсутствии с их стороны помощи в решении соответствующих организационных проблем;

  • изменчивость или неопределённость требований руководства к управленческому учёту;

  • противоречия между владельцами и высшим менеджментом предприятий.

В принципе, все проблемы, связанные с постановкой управленческого учёта, можно обобщённо сформулировать следующим образом:

Сложность в определении квалификации и подборе специалистов, в чьи обязанности входит постановка и ведение управленческого учёта.
Отсутствие понимания руководством и сотрудниками предприятия данного участка работы (отсюда проистекает недостаточное взаимодействие между специалистами и руководством, между специалистами и другими сотрудниками предприятия).
Отставание на других участках работы: слабый уровень бухгалтерского и товарного учёта, отсутствие чёткой структуры предприятия, включающей в себя реальную органиграмму, реально действующие должностные инструкции и т. п.
Отсутствие идеологии на предприятии, которая обеспечивала бы работу коллектива как единого целого, отношения взаимопомощи, взаимного уважения и осознание ответственности за предоставляемую информацию.
Сложность в техническом обеспечении функционирования системы управленческого учёта: отсутствие необходимой компьютерной техники, программного обеспечения и т. п.
Ответственность за решение всех этих проблем ложится на руководство предприятия, которое должно проявлять заинтересованность в создании полноценной системы управленческого учёта и проявлять инициативу в решении сопутствующих организационных, психологических и технических проблем.
Как показывает практика, вопросы информационного обеспечения руководство крупных предприятий иногда пытается решить путём привлечения консалтинговых фирм, внедрения сложных и комплексных информационных систем. Это всё можно только приветствовать, но, с другой стороны, инвестиции в индустриально разработанные и внедряемые на таком уровне системы оказываются крайне высокими. Кроме того, требуется существенная реорганизация всей структуры бизнеса, включая документооборот, найм новых сотрудников, масштабные закупки оргтехники. При этом нет гарантии, что такая система будет полностью отвечать потребностям в информации, учитывая специфику бизнеса в нашей стране (тотальное использование налоговых схем, часто меняющееся законодательство, отсутствие свободных денежных средств и квалифицированного и дисциплинированного персонала, готового работать в новом режиме). Вызывает удивление то, как “романтично” настроенные руководители изъявляют готовность внедрять современные информационные системы, когда простейшая бухгалтерская программа зачастую годами не может быть настроена и внедрена на их предприятиях. Прежде чем внедрять дорогостоящие информационные системы, необходимо навести порядок в том, что уже имеется, подготовить почву для этого, внедрить систему управленческого учёта хотя бы на уровне “локального” компьютера с работающим за ним специалистом, выработать те принципы управленческой учётной политики и форматы управленческой отчётности, которые адекватно отражают экономическую реальность и под которые в дальнейшем может быть настроена мощная “индустриальная” информационная система.

Комментариев нет
RSS